Wenn der Schreibtisch überquillt, hilft Ruth Graf aus Haldem

Herausforderung: organisiertes Büro

„Das Chaos im Büro fängt mit unerledigten Aufgaben an“, weiß Ruth Graf und empfiehlt mit klaren Strukturen, Ordnung-und Ablagesystemen den Büroalltag zu erleichtern. „Erfahrungsgemäß fehlt vielen Unternehmern einfach die Zeit, um sich um die erforderliche Büroarbeit zu kümmern“, erklärt sie. Dabei sei es egal, ob es sich um kleine oder mittelständige Unternehmen, Freiberufler oder Existenzgründer handelt.

Ruth Graf ist eine Frau, die anpackt. Sei es in der Freizeit als ehemalige Vorsitzende des Motorradclubs „Motorrad Ritter“ (mit dem Motto „Reisen statt rasen“) oder spätere Gründerin und Präsidentin eines Automobilclubs, als Geschäftsführerin im elterlichen Betrieb, als Gründerin ihres eigenen Unternehmens, oder als erfolgreiche „Managerin“ von UTE, dem Unternehmerinnen Netzwerk aus Espelkamp.

Als Tochter eines Unternehmers aus dem Baugewerbe hat Ruth Graf (58 Jahre) unternehmerisches Denken gewissermaßen im Blut. Bevor sie den elterlichen Betrieb – zunächst gemeinsam mit ihrem Vater und später allein – führte, durchlief sie eine harte Schule. Graf absolvierte eine Ausbildung zum „Bürokaufmann“ im väterlichen Betrieb. Dort lernte sie, dass man sich Erfolge hart erarbeiten muss. Als Tochter des Chefs wurde sie nicht geschont, stattdessen durchlief sie alle Abteilungen. Eine gute Voraussetzung, für den Aufbau ihrer Selbstständigkeit.

Als der Markt im Baugewerbe umkämpfter wurde, kam ihr 2005 der Zufall bei der Entwicklung einer Geschäftsidee zur Hilfe: „Ich erzählte einem befreundeten Bauunternehmer, dass ich mein Büro aufräumen wollte.“, schildert sie den Beginn ihrer Karriere. „Da sagte er: „Dann komm man erst zu mir“. Gesagt – getan. Und dann kam der Schock!“, berichtet sie. Und weiter: „Er hatte gerade eine Insolvenz hinter sich und so sah sein Büro aus... ungeöffnete Briefumschläge, keine Übersicht, kein Plan. Da dachte ich mir ‚Typisch für kleine Handwerksbetriebe‘: Chaos im Büro. Tagsüber auf der Baustelle, abends zu platt, um noch die ungeliebte Büroarbeit zu erledigen.“ Natürlich bekam Ruth Graf das Chaos in den Griff: das war die Geburtsstunde einer zukunftsträchtigen Idee: der Ruth Graf Büroservice.

Sie organisiert alles, was zu einem funktionierenden Unternehmen gehört: angefangen von Sekretariatsaufgaben, über das Eintreiben von Außenständen, der Bearbeitung von Kontoauszügen sowie der Organisation von Emails, Messen und Reisen bis hin zur Planung sämtlicher Werbemaßnahmen. Trotzdem findet Ruth Graf die Zeit, um Vorträge zum Thema Büroorganisation bei der Volkshochschule zu halten und ihr Wissen weiter zu geben.

Kunden schätzen ihr offenes Ohr und ihre positive Ausstrahlung. Die Hemmschwelle der Kunden, ein unorganisiertes Büro zu zeigen, ist sehr groß und erfordert viel Vertrauen. Diskretion, Zuverlässigkeit, Kompetenz und Qualität, gepaart mit dem Bewusstsein, immer das Beste für den Kunden zu wollen, hat sich Ruth ganz oben auf die Fahne geschrieben.